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企業內部如何有效溝通

  無論從事什么職業,會計師、工程師、培訓師,還是投資顧問,員工多半要在溝通上花掉大部分的時間。溝通做得比較好的員工一般會被委以重任,會不斷升職,會獲得事業上的成功。而那些溝通得不夠好的員工就得不到這些。因此,對企業來說,當務之急是要確保員工掌握了有效溝通的方式與方法。
  不幸的是,信息溝通渠道越來越多,員工對于如何有效溝通卻越來越茫然。根據一項研究,普通知識型員工每天需要管理200多條信息;39%的知識型員工平均每天有六次或六次以上要被信息打擾;27%的員工必須分心去處理大量信息;而有19%的員工表示,他們收到的信息太多,已經難以招架。

信息為何泛濫
  造成這種所謂“信息泛濫”的原因有很多,也各不相同,總的來說有以下幾種。
  ●溝通方式因人而異。公司無法強行要求員工使用什么樣的溝通工具,因為這是一個因人而異的決定。
  ●溝通工具日漸增多。每一種新技術,都是對原有工具的豐富。在電子郵件被廣泛使用的時候,傳真機并沒有慘遭淘汰。所以現在員工至少可以使用16種信息交流方式,從普通的郵局信件到即時通訊工具,可謂五花八門。
  ●地理位置各不相同。住在不同國家的人在使用溝通工具方面具有不同的偏好。例如,在美國,由于有多個時區,因此人們喜歡用電子郵件來溝通;而英國只有一個時區,所以人們更愛用手機。
  ●工作負擔越來越重。普通知識型員工平均每周要應對17個項目,而每個項目都需要溝通。
  ●工作安排日漸靈活。遠程工作以及其他非傳統的工作安排,已經使人們越來越需要保持聯系并隨時獲取信息。
  ● 公司規模有大有小。公司規模越大,越可能催生各式的信息交流系統。

郵件為何堆積
  信息交流系統的膨脹已經很成問題了,而電子郵件所帶來的麻煩也不應小覷。最近做的一項研究表明,員工收到的電子郵件中,有三分之一與正在做的工作沒有關系。如果公司有100位員工,那么每年處理這些無關信息總共就要花掉15,000個小時,或者說420,000美元。如果員工數量增加到5,000人,那么工作效率方面的損失就會達到750,000個小時,等價于2,100萬美元。與此同時,隨著電子郵件的大量使用,面對面交流這種非常重要的溝通方式,尤其是在傳達壞消息以及勸說他人時應該采用的方法,現在卻用得越來越少了。

那么工作中的電子郵件為什么會增加呢?除開垃圾郵件的因素之外,主要原因有以下幾個方面。
  ●員工將電子郵件抄送給所有他們能夠想到的人,確保大家都知道他們答應的事情已經做了。
  ●主管不想和員工當面交涉。負面的績效評估報告,甚至是解雇信,都已經通過電子郵件的方式向員工傳達了。
  ● 員工收到電子郵件后,不假思索地“回復所有人”而不是“回復”,結果把郵件回復了所有收到原始郵件的人,而不只是目標收件人。
  ● 員工對原始郵件不做任何編輯修改就直接回復,因此很多郵件長得成了拉洋片,既無用處,讀起來又費力。
  ● 管理層認為,電子郵件比其他信息溝通方式的成本更低,因此應該取代所有其他的溝通渠道。

建立溝通部門
  誰應該負責建立并指導員工在公司內部的信息溝通方式呢?是人力資源部門,IT部門,還是郵件收發室?在很多公司,可能的結果是,沒有人對此負責。
  今天,公司對溝通缺乏統一管理的惟一可能的解釋就是:管理層認為這不值得去管理。他們認為,員工之間采取什么方式傳遞信息屬于雞毛蒜皮的小事,幫助員工有效溝通是非生產性的活動,投入時間、資金或人力等資源又不會提高利潤。
  大錯特錯!許多公司最關鍵的成功要素,無論是生產率還是創新,其核心就是溝通。溝通才是創新的基礎!
  現在你知道是怎么回事了。也就是說,除非有人負起責任來,否則信息泛濫現象是不會好轉的,它只會變得更糟。
  話雖如此,重要的還是要成立溝通部門,讓其負責公司的信息溝通任務。公司希望所有員工能夠分享共同的理念、目標、信仰、知識和信息,而溝通部門就是這一任務的正式執行機構。這是溝通人員的工作,這是他們的專長,在幫助公司其他人掌握溝通技巧方面,沒有人比他們更有資格了。
  溝通不屬于IT部門的工作范疇。IT部門的任務是確保電纜連接正確,讓那些二進制代碼能夠暢通無阻地傳輸。也不是人力資源部門的工作,人力資源部是要吸引和留住公司需要的人才。

實施四個步驟
  將整個公司的溝通任務交給溝通部門絕不是一項簡單的工作,必須認真進行規劃。溝通部門可能會利用現有資源來處理大部分工作,但是你可能還需要增加人手和預算以做好這項新工作。
  向溝通部門委以負責溝通工作的任務,包括四個重要步驟:第一步要確立目標;第二步要制定戰略;第三步要設立可衡量的分目標;最后是拿出具體的實施方案。
  1、確立目標。將溝通工作交付給一個部門時,首先應該為這個部門確立工作目標。這一目標與溝通計劃中的目標非常類似,是你所追求的總體的、最終的目標。下面列舉一些例子。
  ● 解決電子郵件問題。改善電子郵件的使用現狀,使其成為提高工作效率的工具,而不是影響效率的絆腳石。
  ● 改進員工的溝通習慣。無論是對個人還是對公司的成就而言,溝通的影響都是巨大的。
  ● 解決總體溝通問題。提供溝通的工具,以及使用這些工具的方法,既能夠滿足公司的需求,也是公司創新和提高效率的基礎。

日期:2017-12-09【 】人氣指數:
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